หนึ่งในฟันเฟืองสำคัญขององค์กรคงหนีไม่พ้นกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างองค์กร แต่ระบบการจัดซื้อ จัดจ้างแบบดั้งเดิมที่อาศัยเอกสาร กระดาษ และการสื่อสารผ่านช่องทางกระจัดกระจาย กำลังกลายเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจในยุคดิจิทัล

1. ความล่าช้า กระบวนการที่ทำให้เสียเวลาและพลาดโอกาส

การรอการอนุมัติผ่านหลายฝ่าย การติดตามเอกสารด้วยตนเอง หรือแม้แต่การโทรศัพท์ประสานงานกับซัพพลายเออร์ ล้วนใช้เวลานานทั้งนั้น ทำให้กระบวนการจัดซื้อยืดเยื้อ ไม่ทันต่อความต้องการของธุรกิจ

2. ต้นทุนที่มองไม่เห็น ค่าใช้จ่ายแฝงที่ส่งผลต่อกำไร

แม้องค์กรจะคุมราคาสินค้าได้ดีเพียงใด แต่กระบวนการที่ซับซ้อน เช่น การจัดการเอกสารที่ผิดพลาด การส่งซ้ำ การสูญหาย หรือการขาดระบบติดตาม อาจนำไปสู่ต้นทุนแฝงที่ไม่สามารถประเมินได้ ซึ่งสะสมกลายเป็นภาระทางการเงินในระยะยาวแน่นอน

3. ความไม่โปร่งใส ความยากในการตรวจสอบและเสี่ยงต่อการทุจริต

การทำงานที่ไม่มีระบบกลางหรือระบบออนไลน์ในการเก็บข้อมูล อาจทำให้เกิดความคลุมเครือ ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก และเปิดช่องให้เกิดการทุจริตหรือเลือกปฏิบัติในการจัดซื้อ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือขององค์กรในภาพรวม

4. โลกแคบของคู่ค้า การพลาดโอกาสการเจอคู่ค้ารายใหม่

ระบบจัดซื้อแบบเดิมมักใช้ซัพพลายเออร์เดิม ๆ ซ้ำไปมา เนื่องจากไม่มีช่องทางเปิดกว้างในการค้นหาหรือเปรียบเทียบซัพพลายเออร์รายใหม่ ส่งผลให้องค์กรอาจพลาดโอกาสในการได้รับข้อเสนอที่ดีกว่า ทั้งด้านคุณภาพ ราคา หรือเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์

5. ภาระที่หนักอึ้งของเอกสาร ความยุ่งยากในการจัดการ

การใช้เอกสารกระดาษในการจัดซื้อจัดจ้าง นอกจากจะสิ้นเปลืองทรัพยากรแล้ว ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาด การจัดเก็บไม่เป็นระบบ และเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งเป็นภาระสำหรับฝ่ายจัดซื้อ